Huomioi ympäristö

Tapahtumakävijät ovat varsin valveutuneita niin ruoan, juoman kuin muun kuluttamisen suhteen. Tapahtumasi ansaitsee vain parhaimmat tuotteet parhailta toimittajilta. Tapahtumakävijä on myös kuluttaja, jonka tekemät valinnat, päätökset ja ostokset vaikuttavat koko tapahtumateollisuuteen ja on syytä tunnistaa mahdollisuudet hyvissä ajoin ennen tapahtuman h-hetkeä.

Ympäristöystävällisiä ja terveellisiä ruokavaihtoehtoja ovat: Kasviperäinen, lähellä tuotettu ja sesonginmukainen ruoka. Kotimaiset ja paikalliset luomutuotteet ovat myös hyvä myyntivaltti!

Muista myös kierrättäminen, biohajoavat kertakäyttöaterimet ja jätehuolto. 

Hanki tapahtumaan sellaisia tuotteita ja palveluita, jotka noudattavat kestävän kehityksen periaatteita. 
Huomioi tuotteiden ympäristövaikutukset sekä valitsemasi alihankkijan arvot. Harkitse onko hankinta tarpeellinen, voiko sen korvata ympäristöystävällisemmällä vaihtoehdolla ja mitä hankinnalle tapahtuu käytön jälkeen? Kierrätys voi siis olla osa tapahtumasi vetovoimaisuutta. 

Suosi luomu- ja reilun kaupan puuvillaa vaatteissa ja muissa kangastuotteissa jos olet teettämässä tai myymässä tapahtumassa sellaisia.  Käytä paperituotteissa kierrätettyjä tai ympäristömerkittyjä valkaisemattomia vaihtoehtoja. Älä käytä PVC-muovia bannereissa ja muissa muovituotteissa. Nykyään on saatavilla uusia kotimaisia ekologisia vaihtoehtoja. Kaikkia perinteisiä materiaaleja ei välttämättä tänä päivän tarvitse tuottaa, vaan osan voi korvata digitaalisilla vaihtoehdoilla. Nämä kaikki valinnat viestivät tapahtumakävijälle myös järjestäjän arvoja.

Tapahtumanjärjestäjän pitää muistaa ottaa huomioon se, että lähiympäristössä normaali elämä jatkuu – tapahtumasta huolimatta. Melu voi olla iso haitta ympäristölle ja jopa terveysriski tapahtuman vieraille. Jos tapahtumassa käytetään äänentoistolaitteita ja se aiheuttaa erityisen häiritsevää melua, tulee tapahtumasta tehdä meluilmoitus paikalliselle ympäristöviranomaiselle. Suosi maltillista ääntä, liian kovalla pauhaava musiikki voi vaikuttaa negatiivisesti tapahtumaasi.

Vinkkejä ehkäisevään meluntorjuntaan:

Sijoita esiintymislava ja äänentoisto asunnoista poispäin. Konsultoi ääniasiantuntijaa hyvissä ajoin ennen meluluvan hakemista. Käytä äänentoistolaitteissa viivekaiuttimia ja line array -järjestelmää. Pyri lopettamaan tapahtuma klo 22.00 mennessä tai siirrä tapahtuma sisätiloihin.

Melutason raja-arvot tiukkenevat soiton jatkuessa myöhempään. Muista tiedottaa tapahtumasta etukäteen melulle altistuville kohteille esimerkiksi viemällä ilmoituksen jokaiseen asuintaloon. Erityisen häiriintyviä kohteita ovat mm. koulut, päiväkodit, sairaalat ja hautausmaat. Järjestä henkilökunnalle ja yleisölle korvatulppia kuulon suojaamiseksi.

Pidä melutaso tapahtumassasi sopivalla tasolla. Melulla on suuri vaikutus viihtyvyyteen niin tapahtumakävijälle kuin henkilökunnalle.

Tapahtumapaikka on syytä pitää fiksuissa paikoissa ja paikat siistissä kunnossa. Siitä hyötyvät kaikki. Tapahtuman ympäristöasioiden hoitaminen alkaa sopivan tapahtumapaikan valitsemisella. Valitse sellainen tapahtumapaikka, joka on kaikilta osin hyvin saavutettavissa niin jalan kuin joukkoliikenteen kannalta. Muista myös tapahtuman vaatima logistiikka ja aiheuttaako se ympäristölle haittaa.

Mieti ennakkoon kuljetukset, jätehuolto, meluntorjunta ja muu logistiikka. Pääseekö kohteeseen julkisilla liikennevälineillä, onko tarpeeksi parkkitilaa? Minne ohjataan omalla autolla tulevat ja onko mahdollista järjestää yhteiskuljetuksia. Onko alue turvallinen ja sellainen että tapahtuma ei esim. pilaa maaperää. Huomioi painorajoitukset tapahtumissa, joissa käytetään painavaa kalustoa. Pehmeillä pinnoilla ei voi käyttää painavaa kalustoa. Virhe tapahtuman rakentamisen aikana, jos esim. maa pettää ison nosturin alta, voi vaikuttaa koko tapahtumaan ja johtaa jopa perumiseen. Ole erityisen tarkkana kun mietit painavien rakenteiden nostamista ja rakentamista.

Vastuullasi on suojata helposti haavoittuvat luontoalueet rajaamalla alueet. Huolehdi asianmukaisesta kunnostamisesta jos tapahtumasta jostain syystä aiheutuu haittaa luonnolle tai viheralueille. Mahdolliset vahingot on korjattava kaupungin ylläpidon hyväksymään kuntoon.

Huomioitavaa on, että Porvoossa on kulttuurihistoriallisesti merkittäviä alueita ja puistoja, jotka eivät välttämättä sovi suurtapahtumiin. 

Tapahtumapaikkojen tulisi olla kaikille esteettömiä ja saavutettavia. Siksi tapahtumajärjestäjän täytyy miettiä myös mahdollisia lisäjärjestelyjä, jotta saavutetaan esteetön tapahtuma. Tätä kannattaa miettiä jo silloin kun valitsee tapahtumalle paikan.

Tapahtumasta ja tapahtumapaikasta etukäteen annettavaan informaatioon on syytä kiinnittää huomiota. Esteettömät sisäänkäynnit, ravintolat ja wc-tilat sekä infopiste on hyvä mainita esimerkiksi tapahtuman verkkosivuilla. Tapahtumapaikalla on hyvä huomioida, että sisäänkäynnissä ja liikkumisessa avustetaan tarvittaessa. Myös erilaisilla festivaaleilla täytyy olla esteetön wc.

Moninaisuutta kunnioittavassa tapahtumassa kaikki kävijät ovat tervetulleita ja heidät
otetaan huomioon tasa-arvoisesti esimerkiksi ulkonäköön, uskontoon, seksuaaliseen
suuntautumiseen, ikään ja taustaan katsomatta. Moninaisuuden huomioiminen luo
turvallisuuden ja osallisuuden tunnetta ja on osoitus tapahtumajärjestäjän avoimesta
asenteesta. Jos nämä tavoitteet täyttyvät, kannattaa niistä myös avoimesti viestiä.

Moninaisuutta voi ottaa huomioon myös tapahtuman viestinnässä esimerkiksi
käyttämällä viestinnässä monia kieliä. Mahdollisuus kysyä lisätietoja monilla kielillä
voi tuoda runsaasti lisä-arvoa koko tapahtumalle moninaisuuden näkökulmasta. Kun tietoa on tarjolla monilla kielillä, on todennäköisempää että tapahtuma löytää kohderyhmän ja saavuttaa suuremman yleisön.

Muista moninaisuus myös tapahtuman opasteissa. Sijoita kaikille alueen sisäänkäynneille selkeä tapahtuma-alueen tai paikan kartta, jossa kerrotaan myös esteettömyydestä. Hyvässä opasteessa tekstit, symbolit ja kuviot ovat riittävän suuria ja värikontrastit selkeitä. Selkeät ja kansainväliset symbolit ovat hyvä valinta opasteissa.

Lue lisää saavutettavuudesta ja esteettömyydestä Tapahtumia kaikille! oppaasta.

Energian kokonaiskulutukseen ja ympäristöystävällisyyteen voi vaikuttaa monin keinoin. Tyypillisiä energian kuluttajia tapahtumissa ovat valaistus, äänentoisto, elintarvikkeiden säilytys ja erilaiset laitteet. Ilman energiaa on lähes mahdotonta tuottaa suurtapahtumia mutta kulutukseen pystyy vaikuttamaan.

•Jos mahdollista, suosi tapahtumapaikkoja, joilla on käytössä vihreää sähköä. Selvitä mahdollisuudet käyttää verkkosähköä ja tilata vihreää paikallisesti tuotettua sähköä.
• Käytä generaattoreissa biopolttoaineita fossiilisten polttoaineiden sijaan.
• Arvioi tapahtuman sähköntarve kartoittamalla käytettävät laitteet ja niiden sähkönkulutus. Tähän saa monesti apua teknikoilta. 
• Suosi energiaa säästäviä ratkaisuja valaistuksessa eli LED-lamppuja.
• Vältä turhaa valaistusta, lämmitystä ja ilmastointia. Varmista viestinnän avulla ettei laitteita pidetä turhaan päällä. 

Tapahtuman viihtyvyyden kannalta yksi keskeisimmistä asioista on toimiva jätehuolto. Sen huomaa parhaiten silloin kun se puuttuu. Muista seurata jätehuollon toimintaa tapahtuman aikana, sillä asioiden korjaaminen on helpompaa kun niihin reagoidaan ajoissa. 

Suurtapahtumissa viranomainen voi vaati muiden suunnitelmien lisäksi myös jätehuoltosuunnitelman, joten varaudu siihen. Vältä roskaantumista ja vähennä jätteen määrää minimoimalla turha materiaali. Mieti tarkkaan mitä oikeasti tarvitaan! Voit vähentää jätettä esim. vähentämällä kertakäyttöasioiden määrää, yksittäisiä pakkauksia, huonosti kestävien väliaikaisrakenteiden käyttöä, jaettavia materiaaleja kuten tulostettavia tai painettavia ohjelmia. Mieti mikä sinun tapahtumassasi tuottaisi turhaa jätettä? Se myös säästää rahaa!

Tänä päivän kannattaa käyttää sähköistä viestintää! Resurssien mukaan tapahtumalle voi luoda mobiiliapplikaation, linkittää qr-koodien avulla tieto jne.
 
Mieti mitä jätteitä tapahtumassa syntyy ja järjestä kierrätys jätevirtojen mukaisesti. Yleisöalueella syntyvät jätteet, ruokamyyjien jätteet ja rakennus-/purkujäte eroavat usein toisistaan. Suljetussa tapahtumassa jätevirtoja on helpompi hallita, mutta avoimessa tapahtumassa on varauduttava lähes kaikkiin jätejakeisiin. Muista aina varata riittävästi jäteasioita! Sijoita jäteastiat mieluiten näkyville paikoille ja olennaisten kulkureittien varrelle.

Suunnittele jäteastioiden määrä, sijoittelu ja tyhjennysvälit yhdessä jätehuoltoyhtiön kanssa, niin että tyhjennys on vaivatonta toteuttaa myös tapahtuman aikana jos on tarve. Sijoita eri jätejakeiden astiat ryhmiksi. Jos esimerkiksi bio-, energia- ja sekajätettä kerätään erikseen, kolmen jäteastian ryhmiä voidaan sijoittaa sopivien etäisyyksien päähän toisistaan. Näin varmistetaan, että alueella on yhtenäinen ja riittävä keräysjärjestelmä. 

Porvoossa jätehuoltoa ylläpitää Rosk´n Roll.

Muista kyltittää jäteastiat näkyvästi. Mikäli tapahtumaalueella on tupakointialue, järjestä tuhkakuppeja, ettei tupakantumppeja päädy maahan. 

Huolehdi myös jätevesien (esim. käsienpesuvedet) asianmukaisesta keräyksestä ja hävityksestä. Jos alihankkijoille ei ole osoitettu jätevesipistettä, voi jätevesiä päätyä maahan.

Varaa yleisölle riittävä määrä käymälöitä käsienpesumahdollisuuksineen tapahtumassa, johon ennakoidaan osallistuvan yhtä aikaa yli 500 henkilöä.

Lue lisää: Sosiaali- ja terveysministeriön asetus suurten yleisötilaisuuksien hygieenisistä järjestelyistä ja jätehuollosta. 

Huolehdi puhtaan veden saannista ja mahdollista omien vesipullojen täyttäminen. Ota yhteyttä: Porvoon vesi 

Vastuullinen viestintä on kaiken a ja o. Viesti hyvissä ajoin tapahtuman kävijöille miten tapahtumaan saavutaan julkisilla, pyörällä tai jalan. Kerro myös mitä tapahtuma-alueella saa tuoda tai ei saa tuoda. Varmista että kaikki toimijat tuntevat tapahtuman käytänteet, jotta kysyjä saa tarvittaessa vastauksen. Sisäinen viestintä on myös tärkeässä roolissa. Jokaisen, joka on tapahtumassa töissä tai vapaaehtoisena, on syytä tietää tapahtumasta mahdollisimman paljon.

Käytä kierrätyspisteillä ja jäteastioissa selkeitä opasteita ja kylttejä tarpeen mukaan useilla kielillä. Viesti ympäristötyöstä tapahtuman sidosryhmille. Sitouta alihankkijat, henkilökunta ja yleisö tapahtuman ympäristötyöhön, jotta kaikki toimii ja päästään tavoitteisiin. Viesti ympäristötyöstä sosiaalisessa mediassa, käsiohjelmassa ja tapahtuman verkkosivuilla ja ennen kaikkea briiffaa kaikki tapahtuman työntekijät.