Ideasta konseptiksi

Tapahtumakonseptin ideointiin ja suunnitteluun kannattaa käyttää aikaa ja resursseja, jotta lopputulos olisi mahdollisimman onnistunut.

Jo ideointivaiheessa on hyvä kartoittaa samanaikaisesti järjestettävät tapahtumat eli mahdolliset kilpailijat tai yhteistyökumppanit sekä tarvittavat luvat ja rajoitukset ajan ja paikan suhteen. Keskeisten asioiden selvittyä kannattaa aloittaa yhteistyökumppaneiden hankinta.  

• Tapahtuman nimi. Miksi tapahtuma järjestetään?
• Mikä on tapahtuman kohderyhmä?
• Mikä on tapahtuman sisältö ja tavoite?
• Ulko- vai sisätapahtuma -> tapahtumapaikan valinta. Missä tapahtuma on? (paikka, tila osoite). Onko paikka teknisesti ja logistisesti sopiva? Tarvitsetko maanomistajan luvan ja/tai vuokraoikeuden haltijan suostumuksen? 
• Tapahtumariskit -> sääolosuhteet ulkotapahtumissa
• Tapahtuman ajankohta -> samanaikaiset tapahtumat
• Tapahtuman aikataulu
• Sopivien yhteistyökumppaneiden miettiminen
• Rahoituksen osa-alueet
• Miten tapahtumaa kannattaa markkinoida?
• Onko tuotantotiimillä tarvittavaa osaamista?
• Onko tapahtumalle tarkoitus saada jatkoa?
• Tarvitsevatko tapahtumakävijät majoitusta? Liittyykö tapahtuma johonkin suurempaan kokonaisuuteen (mikä sen rooli on)?

Tapahtuman tuottajan kannattaa aina verkostoitua paikallisesti. Jos olet epävarma siitä, että onko esim. vastaavaa tapahtumaa Porvoossa, tai haluat muuten vain pallotella tapahtuman ideoinnin ympärillä, ole meihin yhteydessä.