Från idé till koncept

Det är klokt att använda tid och resurser för att utforma evenemangskonceptet för att uppnå det mest framgångsrika resultatet. Det lönar sig idé att kartlägga de evenemang som ordnas samtidigt och vilka resurser och tillstånd som behövs för ditt evenemang.

• Namnet på evenemanget. Varför ordnar du just detta evenemang?
• Vad är målgruppen för evenemanget? Vad är evenemangets innehåll och målsättning?
• Var är evenemanget? Är platsen tekniskt och logistiskt lämplig? Behöver du markägarens och/eller arrensinnehavarens samtycke? Valet av plats är väldigt viktigt eftersom det stry en stor del av planeringen och skillnaderna till att ordna utomhus eller inomhus är stora. Kom ihåg väderförhållanden vid utomhusevenemang.
• Börja planeringen i tid! Tänk också på att kontakta rätt samarbetspartner i tid. Många företag gör sina beslut om bland annat sponsorering föregående år.
• Tänk också på ekonomin. Håller ekonomin om man måste göra stora förändringar i planen eller om inte biljettförsälningsmålen uppfylls? 
• Hur ska jag marknadsföra ett evenemang?
• Har produktionsteamet de färdigheter som krävs?
• Ska evenemanget följas upp? Blir det fortättning och med vilka resurser.
• Behöver evenemangsbesökare boende eller annan speciell service? Är evenemanget relaterat till en större helhet (vilken är dess roll)?